المعنى الحقيقة للأرشفة الإلكترونية

المفهوم السائد للأرشفة الإلكترونية
تحويل المستندات والوثائق الورقية الي مستندات إلكترونية وذلك بمسحها عبر أجهزة المسح الضوئي وتخزينها بطريقة ما عبر وسائط التخزين المتداولة

الأرشفة الإلكترونية
الأرشفة تعنى بتسجيل المعلومات التي لها قيمة لمنشأة ما بحيث تتمكن من إدارتها والإحتفاظ بها لأطول فترة ممكنه أو حتى للأبد وهذا يعني ببساطة أن الأرشفة الإلكترونية تتمثل في تحويل المستندات والوثائق الي سجلات قانونية لا يمكن المساس أو التغيير في محتواها بغرض حمايتها وتسهيل الوصول اليها عند الحاجة,
فلا يكفي أن يتم مسح مستند حتى نقول عنه أنه مؤرشف إلكترونيا.

هو المعلومات التي يتم تسجيلها وصيانتها وإدارتها من قبل شخص أو هيئة أو منشأة إما لأغراض قانونية أو لقيمتها بالنسبة لأعمال المنشأة.
كل سجل هو مستند ولكن ليس كل مستد سجل

أنواع السجلات
المتندات الورقية
البريد الإكتروني
الرسائل الفورية
صفحات مواقع الإنترنت
المعلومات المرسلة للمواقع الإجتماعية

نظام إدارة السجلات
هو النظام المسؤول عن إدارة المعلومات التي تعمل المنشأة على تسجيلها وصيانتها وحفظها لفترة طويلة من الزمن ضمن بيئة آمنة.
النظام يهتم بتسجيل المعلومات وليس فقط حفظها
هو أحد أهم أساسيات الحكومة الإلكترونية.
قانونية الحركات الإلكترونية
جزء أساسي من نظام إدارة المحتوى.
DoD 5015.2
مكونات نظام إدارة السجلات
أدوات تصنيف السجلات
أدوات إدخال وإنشاء السجلات
أدوات إدارة عمليات الإحتفاظ والإهلاك للسجلات
أدوات إدارة السرية
أدوات إدارة السجلات غير الإلكترونية
التخزين طويل الأمد
التدقيق والفحص

إستراتيجية إدارة السجلات
تحديد ما هي المعلومات التي يتوجب تسجيلها ومن المصادر المختلفة.
تحديد التصنيفات اللازم بنائها ليتم وضع تلك السجلات فيها.
تحديد الفترة الزمنية اللازمة للإحتفاظ بتلك السجلات ولكل تصنيف تم تحديده فلا داعي أن تحتفظ المنشأة باالسجلات للأبد دون أن يكون لذلك مبرر واضح.
تحديد التصرف اللازم لإتلاف السجلات عند إنتهاء فترة الإحتفاظ.
تدريب وتعليم جميع الموظفن في المنشأة بأهمية سجلات المنشأة وما الذي يجب الإحتفاظ به.
إمتلاك نظام لإدارة السجلات


منافع الأرشفة الإلكترونية
حماية المنشأة وذاكرتها بحماية المعلومات الخاصة بها
حفظ حقوق الناس
سهولة الوصول للمعلومات وبالتالي زيادة الإنتاجية
40% من وقت الموظف يضيع في البحث عن المعلومات
تجنب فقدان أي معلومة قد يكون لها أهمية للمنشأة أو المجتمع

التحديات والحلول
قبول الموظفين للتعامل مع السجلات
توفير الأنظمة المناسبة
التدريب
القدرة على حصر كافة المعلومات المهمة لتسجيلها
أتمتة الأعمال
صعوبة وضع إستراتيجية لإدارة السجلات
المعايير العالمية والمحلية